從食品安全角度淺析中央廚房采購環節內部控制

          

【摘要】集中采購是中央廚房企業最主要的特點之一，本文旨在從食品安全的角度，基于內部控制活動，結合中央廚房的采購流程，從采購模式、供應商選擇、采購物流、原材料驗收及采購人員績效考核幾個方面淺析中央廚房企業采購環節的內部控制，并據此提出相應建議。


一、引言
中央廚房是指由餐飲連鎖企業建立的，具有獨立場所及設施設備，集中完成食品成品或半成品加工制作，并直接配送給餐飲服務單位的單位（國家食品藥品監督管理局，2011）。設立中央廚房是目前大型餐飲企業的一種趨勢，目前我國已有多家餐飲連鎖企業采用中央廚房經營模式，如：味千拉面、俏江南、海底撈等。而其最主要的特征就是集中規模采購、集約生產，因此，對于中央廚房企業來說，采購環節內部控制的有效性，不僅關系到能否降低成本、提高產品質量及運作效率，還關系到企業能否保證食品安全。
二、中央廚房采購內部控制業務流程與關鍵風險
內部控制應用指引第7號，對企業采購環節的內部控制進行了規范和指導。該條指引主要針對一般企業，而中央廚房企業由于原材料種類多、分布廣、易變質的特殊性，其采購環節也存在其自身特點。
（一）供應商選擇
由于食品安全問題關系重大，中央廚房企業的供應商選擇往往有其固定的標準和準入機制。中央廚房企業應對供應商的資質、經營狀況、誠信狀況以及提供的物資質量、價格、交貨及時性等情況進行考核和評價，并根據考核評價的結果對供應商進行選擇，并根據具體情況進行合理的調整。除此之外，定期的實地考察也是從源頭上把握食品安全的重要途徑。
但在實際執行過程中，審核供應商時經常只檢查一些紙質的資質，然而供應商能否提供合格的商品卻并不是簡單地就能由此判斷的。
（二）采購物流
采購物流是企業整個供應物流的起點，也是企業完整的供應物流管理的最主要環節之一。中央廚房采購物流一般可分為三種模式，一是自建物流，二是供應商物流，三是第三方物流。供應商物流由于其和供應商的關系問題，并不經常出現。而自建物流不僅更有利于企業對食品安全的把控，也更能把控運輸途中的損耗，但由于食品原材料的特殊性，其運輸環節往往需要非常高的專業性，包括專業性設備和人員，這使得自建物流的成本投入成倍增加。目前第三方物流正逐步發展，物流外包既可避免關聯效應引起的包庇行為，又可借助專業物流企業的規模效益，降低自身的物流成本。而中央廚房采購物流面臨的現狀是，物流環節程序復雜，費用高，各部門配合難度也比較大，運輸過程中的責任也很難區分，控制成本高。這就導致很多企業會為了降低成本而忽略食品安全問題。
（三）原材料驗收
驗收環節內部控制的有效性不僅會影響中央廚房生產成品的質量，并且還關系到企業對生產成本的控制。因此，對驗收的程序和標準進行嚴格規定，配備合格的驗收人員和設備設施，并使用合理有效的驗收方法，對驗收工作加以標準化的管理控制是非常必要的。
（四）采購人員績效考核
中央廚房的采購問題是控制食品安全的源^，對采購部門的員工職業道德操守的要求和績效考核至關重要。企業能否建立既有利于采購工作開展又有利于監督考評采購工作的機制、企業管理者是否重視采購工作并帶頭在企業內部形成良好的采購控制氛圍等等內部控制的環境因素決定著采購工作的質量。
三、構建中央廚房內部控制體系的建議
（一）建立供應商檔案，完善供應商選擇機制
根據企業規模、運營時間等具體情況的不同，不同的企業會有不同的供應商選擇機制，但對于所有的中央廚房企業來說，為了保證食品安全，除了要考察供應商的各種資質和過往信譽之外，還應該建立屬于自己的供應商檔案。對每一個供應商提供的每一批食品原材料進行記錄，包括原材料品質如何、是否被退貨、退貨原因是什么等等，并且在記錄原材料品質時不能只記錄是否合格，而是應該對其品質進行相應評級，進而對供應商的優劣進行信用評價，并據此決定供應商續約或更換，對于信用度高、供貨質量好的供應商優先考慮。
（二）完善流程記錄，加強過程控制
對于結果控制和過程控制，我們兩手都要抓，爭取做到對每個環節都能夠嚴格監控，在發生食品安全問題時，能夠隨時追溯到發生問題的環節。這就要求我們對從供應商選擇到最后銷售給消費者的每一個環節都進行嚴格的把控，除了科學的監督機制外，還應注意的是要對每一個環節都進行嚴格的文字記錄，讓每一個環節都有證可查。確保包括會計記錄、采購記錄與倉儲記錄在內的所有記錄保存完整并核對一致。而對于諸如外包運輸這種無法直接記錄的環節，也應要求第三方物流公司提供運輸過程中的詳細記錄，從而保證中央廚房能夠對運輸過程進行監控。
（三）引進先進的設備和技術
完善的技術和設備是整個中央廚房正常運作的基礎，無論是驗收環節還是物流環節，或是之后的生產環節，都需要完善的硬件設備和軟件技術來支撐。理想狀態下，最大程度的引進先進的技術和設備能夠更精確的檢驗原材料品質，也能最大程度地減少運輸過程中的損耗，進而最大程度上的保障食品安全。
但考慮到成本因素，中央廚房企業應合理進行設備更新，要做到因設備更新帶來的效益大于其成本的付出，考慮到未來現金流的穩定性以及產品質量問題等。同時，在更新設備的同時，要進行技術的同步更新。而這種技術更新不僅包括設備的使用技術，還應該包括設備的保養和維修技術。只有把技術握在手中才能真正逐步發展出自己的優勢。
（四）進行員工培訓，建立合理激勵機制
每個流程都是由人完成的，而人的因素往往是最不可控的因素。選擇在本企業工作時間較長的員工派往中央廚房，不僅能夠更好的考察一個員工的道德品質，也有利于員工與組織文化的融合。而定期進行員工培訓，既是對員工專業素養的提高，又是對組織凝聚力的提高。合理的激勵措施，不僅是指建立明確的獎懲制度，還包括擬定合理的績效考核指標，對不同崗位的員工應該建立不同的考評指標，并且應綜合考慮多個指標而不是單一指標。同時建立完整的績效評價機制，以保證激勵措施的有效性。使員工全心全意為企業服務，使員工感到在為企業服務的同時，也在提升自身價值。
（五）建立合理的組織架構，完善監督體系
任何企業都需要監督機制，因為人的行為是很難預測和控制的，而中央廚房企業由于關系到食品安全問題就更應該建立完善的監督體系。比如驗收人員與采購人員的分離，建立科學的輪崗制度等等，崗位相互牽制有利于內部互相監督，明確各個崗位的權利和責任，明確各個環節的操作程序，完善監督機制，避免因為個人行為而導致的食品安全問題。
參考文獻
[1]程心悅，李易坤.從雙匯事件看肉類加工企業采購環節內部控制[J].會計之友，2011，28：87-88.
[2]鄭瑋，陳建輝.食品安全視野下中央廚房運作現狀及管理的思考[J].中國公共衛生管理，2014（04）：509-512.
作者簡介：裴欣然（1989-），女，漢族，河北省唐山市人，會計學碩士研究生在讀，單位：北京工商大學，研究方向：審計理論與實務。